気をつけたいメールのマナー（4）言葉遣い編
こんにちは。
講師の井口です。
ここまで３回に渡り、「キャリアデザイン」の授業で学んでいる
Emailの書き方について見てきました。
今日は最終回、言葉遣いについてです。
＜前回までの概略＞
Emailを書く際に、注意すべきポイントとしては主に
次の４つがあります。
１）宛先、２）件名、３）本文、そして４）言葉遣い
第３回は上記の内、本文の書き方について５つのポイントを
お話しました。
その５つのポイントとは次のとおりです。
１.冒頭に宛先を記入する
２.挨拶をする
３.結論から書く
４.適当に改行する
５.署名を入れる
このポイントが守られることで、読み手に素早く誤解なく
伝えたいことが伝えられることができます。
＜今日の内容：言葉遣いについて＞
■言葉遣い
宛先、件名、本文を書く順番が正しくても、言葉遣いを
間違えると、途端に読み手の感情を損ねてしまいます。
特にメールというのは、通常文字のみで意志疎通・伝達を
することが基本ですので、感情は伝わりにくい性質があり
ます。
したがって、場合によってはこちらが意図しているように
読み手には伝わらないことがあるようです。
社会では年齢も背景も異なった人達とコミュニケーションを
とることが毎日のように求められますので、メールでの言葉
遣いは特に重要な要素だと言えます。
さて、ではメールを書く際に、言葉遣いをどのように気を
つければよいでしょうか？
この点について、是非理解して欲しいことは、目上の人や
外部の人には、指図・判断と取られる表現をしないことです。
本人は丁寧に伝えているつもりでも、そのようには捉えられない
場合がありますのです。（私にも苦い経験があります）
例）自分より目上の人にメールを送る場合
１）書類を送ったので、確認してください。
２）明日までにメールの返信をお願いします。
３）提出物を忘れたので、後日提出します。
４）返信はいりません。
上記の文は、一見良さそうですが、相手が目上の人である場合、
目下が目上に指図・命令をくだすということになり失礼な文章と
思われやすいです。
では、どうすれば良いでしょうか？
言い換えの例を紹介したいと思います。
（言い換えの例）
１）×「書類を送ったので、確認してください。」
○「書類を送付いたしました。
ご都合のよろしい時にご確認いただけますでしょうか。」
⇒依頼文にする
※「ください」という表現は「下す」から派生した言葉で、
基本的には目上の人が使用します。つまり、丁寧な表現な
ようですが基本は命令文です。
２）×「明日までにメールの返信をお願いします。」
○このような１文は指図になりますので書きません。
３）×「提出物を忘れたので、後日提出します。」
○「提出物を忘れました。後日提出をしても宜しいでしょうか。」
⇒依頼文にする
４）×「返信はいりません。」
○ これも返信するかしないかは相手が判断しますので、
親切心であっても書くと失礼です。
以上でクリエイターでも気をつけたいメールマナーについては
終わりたいと思います。
これまで話をしてきたことは、他の人と上手くコミュニケーションする
ためのテクニックとも言えますが、大事なことは相手への配慮の気持ち
です。
多少敬語が崩れていても、配慮の気持ちを込めた文章を書くほうが
大事です。
逆に配慮の仕方がわからない人は、マナーをまず身につけてから
その背後にある考え方を理解するようにすると良いと思います。
それではまた。
