気をつけたいメールのマナー(4)言葉遣い編

こんにちは。
講師の井口です。

 ここまで3回に渡り、「キャリアデザイン」の授業で学んでいる
 Emailの書き方について見てきました。

 今日は最終回、言葉遣いについてです。

 <前回までの概略>
 
  Emailを書く際に、注意すべきポイントとしては主に
  次の4つがあります。

  1)宛先、2)件名、3)本文、そして4)言葉遣い


  第3回は上記の内、本文の書き方について5つのポイントを
  お話しました。
  
  その5つのポイントとは次のとおりです。
   1.冒頭に宛先を記入する
   2.挨拶をする
   3.結論から書く
   4.適当に改行する
   5.署名を入れる
  
  このポイントが守られることで、読み手に素早く誤解なく
  伝えたいことが伝えられることができます。

 <今日の内容:言葉遣いについて>

 ■言葉遣い
  宛先、件名、本文を書く順番が正しくても、言葉遣いを
  間違えると、途端に読み手の感情を損ねてしまいます。

  特にメールというのは、通常文字のみで意志疎通・伝達を
  することが基本ですので、感情は伝わりにくい性質があり
  ます。

  したがって、場合によってはこちらが意図しているように
  読み手には伝わらないことがあるようです。

  社会では年齢も背景も異なった人達とコミュニケーションを
  とることが毎日のように求められますので、メールでの言葉
  遣いは特に重要な要素だと言えます。

  さて、ではメールを書く際に、言葉遣いをどのように気を
  つければよいでしょうか?

  この点について、是非理解して欲しいことは、目上の人や
  外部の人には、指図・判断と取られる表現をしないことです。
  
  本人は丁寧に伝えているつもりでも、そのようには捉えられない
  場合がありますのです。(私にも苦い経験があります)
  
  例)自分より目上の人にメールを送る場合
  1)書類を送ったので、確認してください。
  2)明日までにメールの返信をお願いします。
  3)提出物を忘れたので、後日提出します。
  4)返信はいりません。

  上記の文は、一見良さそうですが、相手が目上の人である場合、
  目下が目上に指図・命令をくだすということになり失礼な文章と
  思われやすいです。
 
  では、どうすれば良いでしょうか?
    言い換えの例を紹介したいと思います。

  (言い換えの例)
  1)×「書類を送ったので、確認してください。」
    ○「書類を送付いたしました。
      ご都合のよろしい時にご確認いただけますでしょうか。」
     ⇒依頼文にする
    ※「ください」という表現は「下す」から派生した言葉で、
     基本的には目上の人が使用します。つまり、丁寧な表現な
     ようですが基本は命令文です。
                 

  2)×「明日までにメールの返信をお願いします。」
    ○このような1文は指図になりますので書きません。
     

  3)×「提出物を忘れたので、後日提出します。」
    ○「提出物を忘れました。後日提出をしても宜しいでしょうか。」
     ⇒依頼文にする     
  
  4)×「返信はいりません。」 
    ○ これも返信するかしないかは相手が判断しますので、
      親切心であっても書くと失礼です。
  
  以上でクリエイターでも気をつけたいメールマナーについては
  終わりたいと思います。

  これまで話をしてきたことは、他の人と上手くコミュニケーションする
  ためのテクニックとも言えますが、大事なことは相手への配慮の気持ち
  です。

  多少敬語が崩れていても、配慮の気持ちを込めた文章を書くほうが
  大事です。

  逆に配慮の仕方がわからない人は、マナーをまず身につけてから
  その背後にある考え方を理解するようにすると良いと思います。
  
  それではまた。